Cómo actualizar los precios de tu catálogo cuando aumenta el proveedor

Resumen: hay cuatro formas de mantener los precios al día, de más manual a más automática: editar precio por precio, subir un porcentaje a todo (o a una categoría) con redondeo, subir la lista nueva del proveedor y aprobar solo los cambios, o conectar un link que se relee solo. La que conviene depende de cuántos productos tenés y de dónde sale tu precio: si es la lista del proveedor tal cual, o la lista del proveedor más tu margen. Lo que no conviene nunca es seguir mandando un PDF viejo y discutir el precio después.

En Argentina, actualizar precios no es algo de dos veces por año. Hay rubros donde la lista del proveedor cambia todos los meses, y a veces más seguido. Y cada aumento trae el mismo trabajo: pisar la lista, volver a mandar el PDF, avisarle a los clientes, y explicarle al que te pide con el precio de la lista vieja que eso ya no vale.

Esta guía es para el comercio que vende por WhatsApp o Instagram, con una lista de cientos de productos y sin un sistema de gestión que haga todo solo. Sirve uses o no Catalogá.

Antes de elegir: ¿de dónde sale tu precio de venta?

Es la pregunta que define todo lo demás:

• Vendés al precio de la lista del proveedor (o el proveedor te pasa un "precio sugerido de venta"). Cuando llega la lista nueva, tu lista nueva es esa. Es el caso más fácil de automatizar.
• Vendés a la lista del proveedor más tu margen. La lista que llega es de costo y tu precio sale de una cuenta. Acá el riesgo es publicar el costo por error, y la automatización tiene que pasar por una planilla tuya.
• Tenés tu propia lista (fabricás, o mezclás varios proveedores). El aumento lo decidís vos, en general como un porcentaje parejo o por rubro.

Las 4 formas de actualizar precios

1. Editar precio por precio

Abrís el catálogo (o el Excel) y cambiás los que aumentaron.

• Conviene si: aumentaron pocos productos, o tenés una lista corta.
• No conviene si: aumentó todo. Con 300 productos es una tarde entera, y en la tarde entera aparece el error de tipeo que te hace vender a pérdida.

2. Subir un porcentaje a todo o a una categoría

Si el proveedor avisa "8% en toda la línea", no hace falta tocar fila por fila: se aplica el porcentaje y se redondea.

• En una planilla (Excel o Google Sheets): en una columna nueva, =REDONDEAR(B2*1,08;-1) sube 8% y redondea a la decena. Con -2 redondea a la centena. Para redondear a múltiplos de 50, =REDOND.MULT(B2*1,08;50). Arrastrás la fórmula hacia abajo, copiás la columna y la pegás como valores sobre la vieja.
• En un catálogo online: depende de la herramienta. En Catalogá, con el plan PRO, se lo pedís al asistente del panel ("subí 8% la categoría Bebidas y redondeá a 50"), te muestra cómo quedarían los precios y aplica recién cuando confirmás.
• Conviene si: el aumento es parejo. No conviene si: cada producto aumentó distinto, que es lo más común cuando llega la lista nueva del proveedor.

Ojo con el redondeo: si redondeás hacia abajo en productos baratos, un 8% puede quedarte en 3%. Si el margen es fino, redondeá hacia arriba.

3. Subir la lista nueva y aprobar los cambios

Cuando llega la lista nueva del proveedor, la subís entera y la herramienta la compara con lo que tenés publicado: qué productos cambiaron de precio (y cuánto), cuáles son nuevos y cuáles ya no están. Vos revisás y confirmás.

• Conviene si: recibís la lista completa en PDF o Excel y los aumentos no son parejos. Es la forma más segura de no dejarte nada afuera.
• Qué mirar en la comparación:
  • Saltos raros. Un producto que "aumentó" 900% casi siempre es un error de lectura (un código tomado como precio, un precio por bulto puesto como unitario). Un aumento normal del mes es de un dígito o dos.
  • Productos que "desaparecen". A veces no los discontinuaron: les cambiaron el nombre. Si lo aprobás sin mirar, se borra uno y aparece otro sin la foto que le habías cargado.
  • Precios de costo. Si la lista nueva es de costo y vos vendés con margen, no la subas directo: pasala antes por tu planilla (ver más abajo).
• En Catalogá esto está en todos los planes, incluido el gratis: subís el PDF, el Excel, una foto o el link, ves los cambios de precio, los productos nuevos y los que se van a eliminar, y destildás lo que no quieras aplicar. Más detalle de cómo se lee la lista en cómo pasar tu lista de precios a un catálogo online.

4. Que se actualice solo desde un link

Si tu lista vive en un link (una planilla de Google Sheets, un archivo de Google Drive, la lista que publica el proveedor), el catálogo puede releerla solo cada tanto.

• Conviene si: la lista del link ya tiene tu precio de venta y el que la mantiene al día es otro (el proveedor, o alguien de tu equipo que trabaja en la planilla).
• Lo que tenés que saber: se publica el precio que dice el link. Si el link tiene precios de costo, se publican precios de costo.
• En Catalogá esto es del plan PRO: elegís cada cuánto se revisa el link (todos los días, cada semana o cada mes) y qué pasa cuando hay cambios: revisar antes de aplicar (te llega un mail con un link para aprobarlos) o aplicar directo (se actualiza solo y te avisamos por mail después). Para listas que cambian de formato seguido, conviene la primera.

Si vendés con margen: armá una planilla puente

Es la forma de tener actualización automática sin publicar costos:

1. En Google Sheets, una hoja con la lista del proveedor tal cual llega (pegada, o importada de su planilla si te la comparte; en Sheets eso se hace con IMPORTRANGE).
2. Al lado, una columna con tu precio: =REDONDEAR(C2*1,35;-1) para un 35% de margen redondeado a la decena. Si el margen cambia por rubro, una columna con el margen de cada fila y la fórmula lo usa.
3. Una hoja de publicación que muestre solo nombre, presentación y tu precio. Ni costo ni margen.
4. Esa hoja es la que conectás al catálogo, o la que bajás en Excel y subís cuando hay aumento.

Así, cuando llega la lista nueva, la pegás en la primera hoja y el resto se recalcula solo.

Cada cuánto actualizar (y cómo avisarle al cliente)

• Actualizá cuando cambia tu costo, no por calendario. Si el proveedor manda lista cada 15 días, ese es tu ritmo.
• Mandá el link, no el archivo. Un PDF que el cliente guardó en el celular sigue mostrando el precio viejo para siempre. Un link muestra siempre la última versión.
• Poné la fecha de la lista en algún lugar visible si tus clientes son de comparar, y confirmá el precio al cerrar el pedido si pasaron días entre que lo armaron y que lo mandaron.
• No avises cada aumento por difusión si son chicos y seguidos: cansa. Con que el link esté al día alcanza.